La gestion des congés et des absences est une obligation légale permanente de l'employeur. Mal gérée, elle génère des litiges prud'homaux coûteux, des tensions dans les équipes et une désorganisation de l'activité. Bien organisée, elle contribue au bien-être des salariés et à la fluidité opérationnelle. Ce guide couvre les congés payés légaux, les congés conventionnels, les différentes formes d'absence autorisée et les obligations de l'employeur dans chaque situation.
Votre publicité ici
Touchez des milliers d'entrepreneurs et PME chaque mois sur ce thème.
Les congés payés
L'acquisition des congés
Tout salarié acquiert des droits à congés payés dès le premier jour de travail, à raison de 2,5 jours ouvrables par mois de travail effectif, soit 30 jours ouvrables par an (équivalent à 5 semaines).
La période d'acquisition : du 1er juin au 31 mai de l'année suivante (période légale). Beaucoup d'entreprises appliquent une période d'acquisition calée sur l'année civile (1er janvier au 31 décembre) par accord collectif ou usage.
Sont assimilées à du temps de travail effectif pour le calcul des congés : les congés payés de l'année précédente, les congés maternité, paternité et adoption, les arrêts pour accident du travail ou maladie professionnelle (dans la limite d'un an), les congés de formation, les absences pour événements familiaux.
Depuis la loi du 22 avril 2024 (transposition d'une directive européenne) : les congés s'acquièrent également pendant les arrêts maladie non professionnelle, dans la limite de 2 jours ouvrables par mois (soit 24 jours par an maximum). Cette règle s'applique rétroactivement aux arrêts survenus depuis le 1er décembre 2009 — ce qui peut générer des droits à régularisation pour des salariés encore en poste.
La prise des congés
L'ordre des départs : l'employeur fixe l'ordre des départs en congés en tenant compte de la situation de famille des salariés (enfants scolarisés, conjoints travaillant dans la même entreprise), de leur ancienneté et de leur activité chez un ou plusieurs employeurs. L'ordre doit être affiché ou communiqué aux salariés au moins 1 mois avant le départ.
Le congé principal : au moins 12 jours ouvrables consécutifs doivent être accordés entre le 1er mai et le 31 octobre. La 5e semaine de congés (6 derniers jours) ne peut en principe pas être accolée au congé principal — elle doit être prise en dehors de cette période.
La modification de l'ordre des départs : l'employeur peut modifier les dates fixées en respectant un délai de prévenance d'1 mois minimum (sauf circonstances exceptionnelles). Une modification tardive peut ouvrir droit à des dommages et intérêts.
La rémunération des congés
La règle la plus favorable entre deux méthodes s'applique :
La règle du dixième : 1/10e de la rémunération brute totale perçue pendant la période d'acquisition (salaires + primes + heures supplémentaires) divisée par le nombre de jours de congés acquis.
La règle du maintien de salaire : rémunération équivalente à celle que le salarié aurait perçue s'il avait travaillé.
L'employeur doit appliquer celle qui donne le résultat le plus favorable au salarié.
Les congés conventionnels et RTT
Les congés supplémentaires conventionnels
Beaucoup de conventions collectives prévoient des jours de congés supplémentaires au-delà des 30 jours légaux : congés d'ancienneté (1 à 2 jours supplémentaires après 5, 10, 15 ans), congés pour fractionnement du congé principal, congés spécifiques à certains secteurs. Vérifiez toujours la convention collective applicable à votre entreprise.
Les RTT (Réduction du Temps de Travail)
Les RTT sont des jours de repos accordés en compensation des heures travaillées au-delà de 35h par semaine dans le cadre d'un accord de modulation ou d'un forfait jours. Leur nombre varie selon l'accord d'entreprise ou la convention collective — souvent entre 10 et 15 jours par an.
Les RTT ne sont pas des congés payés au sens juridique : leur régime (acquisition, report, indemnisation à la rupture) est défini par l'accord qui les institue.
Les absences pour événements familiaux
Ces congés, souvent appelés "congés pour événements familiaux" ou "congés exceptionnels", permettent au salarié de s'absenter lors d'événements importants de sa vie personnelle. Ils sont de droit — l'employeur ne peut pas les refuser.
| Événement | Durée légale minimale |
|---|---|
| Mariage du salarié | 4 jours |
| PACS du salarié | 4 jours |
| Naissance ou adoption | 3 jours (+ congé paternité séparé) |
| Mariage d'un enfant | 1 jour |
| Décès du conjoint, partenaire PACS, concubin | 3 jours |
| Décès d'un enfant | 12 jours (ou 14 jours si l'enfant < 25 ans ou avait lui-même un enfant) |
| Décès du père, de la mère | 3 jours |
| Décès d'un frère, sœur, beau-frère, belle-sœur, grands-parents | 3 jours |
| Annonce du handicap, de la pathologie chronique ou cancer d'un enfant | 2 jours |
La convention collective peut prévoir des durées supérieures. Ces congés sont rémunérés normalement.
Le congé maternité, paternité et adoption
Le congé maternité
La salariée bénéficie d'un congé maternité de 16 semaines pour les deux premiers enfants (6 semaines avant la naissance + 10 semaines après), de 26 semaines à partir du troisième enfant, et de durées spécifiques en cas de naissance multiple.
Votre publicité ici
Touchez des milliers d'entrepreneurs et PME chaque mois sur ce thème.
Pendant le congé maternité, la salariée perçoit des indemnités journalières de la Sécurité Sociale (IJSS) égales à son salaire journalier brut de référence, dans la limite du plafond Sécurité Sociale. La convention collective peut prévoir un maintien de salaire complémentaire par l'employeur.
Protection de l'emploi : une salariée en congé maternité est protégée contre le licenciement pendant toute la durée du congé et dans les 10 semaines suivant son retour.
Le congé paternité et d'accueil de l'enfant
Depuis juillet 2021, le congé paternité est de 25 jours calendaires (32 jours en cas de naissance multiple), dont 4 jours obligatoires immédiatement après la naissance. Il peut être pris dans les 6 mois suivant la naissance.
Il est indemnisé par la Sécurité Sociale dans les mêmes conditions que le congé maternité.
Le congé parental d'éducation
Tout salarié ayant au moins un an d'ancienneté à la date de naissance ou d'adoption peut prendre un congé parental d'éducation jusqu'aux 3 ans de l'enfant. Ce congé est non rémunéré par l'employeur (mais peut ouvrir droit à la PreParE versée par la CAF). Il peut être pris à temps plein ou à temps partiel.
L'arrêt maladie
Les obligations de l'employeur
Le salarié en arrêt maladie doit informer son employeur et lui remettre son avis d'arrêt dans les 48 heures. L'employeur transmet les informations à la CPAM via la DSN.
Les indemnités journalières de la Sécurité Sociale (IJSS) sont versées par la CPAM à partir du 4e jour d'arrêt (délai de carence de 3 jours — sauf convention collective plus favorable). Elles représentent environ 50 % du salaire journalier de référence, dans la limite du plafond SS.
Le maintien de salaire par l'employeur : après 1 an d'ancienneté, la loi (et les conventions collectives souvent au-delà) impose à l'employeur de maintenir une partie du salaire en complément des IJSS. Le régime légal minimal (loi de mensualisation de 1978) prévoit :
- 90 % du salaire brut pendant les 30 premiers jours, puis 66,67 % pendant les 30 jours suivants (pour les salariés ayant entre 1 et 5 ans d'ancienneté, les durées augmentent avec l'ancienneté)
La plupart des conventions collectives prévoient des conditions plus favorables.
La subrogation : lorsque l'employeur maintient le salaire, il peut se faire rembourser les IJSS par la Sécurité Sociale en "subrogeant" les droits du salarié — les IJSS lui sont versées directement plutôt qu'au salarié.
Les autres absences
Le congé sans solde
Le salarié peut demander un congé sans solde pour convenances personnelles. L'employeur n'a pas d'obligation d'accord (sauf dispositions conventionnelles contraires). En cas d'accord, les conditions (durée, préavis de retour) doivent être formalisées par écrit.
Le congé sabbatique
Réservé aux salariés ayant au moins 36 mois d'ancienneté dans l'entreprise et 6 ans d'activité professionnelle. Durée : 6 à 11 mois. Pas de rémunération pendant le congé. Le salarié retrouve son poste ou un poste similaire à son retour.
Les absences injustifiées
Une absence sans justification est une faute. L'employeur peut :
- Ne pas rémunérer les jours d'absence injustifiée (retenue sur salaire)
- Engager une procédure disciplinaire
- En cas d'abandon de poste caractérisé (absence prolongée et non justifiée malgré mise en demeure), procéder à un licenciement pour faute grave
Depuis la loi du 21 décembre 2022 : en cas d'abandon de poste, l'employeur peut mettre en demeure le salarié de justifier son absence et de reprendre le travail. Si le salarié ne répond pas, il est présumé avoir démissionné — ce qui lui ferme le droit aux allocations chômage.
Gérer les absences au quotidien
Les outils de suivi
Un suivi rigoureux des congés et absences est indispensable pour éviter les litiges et piloter la masse salariale. Des outils dédiés (Lucca, Factorial, Absence.io, ou le module congés de votre SIRH) permettent de :
- Automatiser les demandes et approbations
- Suivre les compteurs en temps réel (jours acquis, pris, restants)
- Gérer les chevauchements et les conflits de planning
- Exporter les données pour la paie
Les obligations de communication
L'employeur doit afficher ou communiquer à chaque salarié :
- Son solde de congés payés sur chaque bulletin de paie
- L'ordre des départs en congés au moins 1 mois avant
- Toute modification des dates fixées dans le délai requis
Pour une vision complète de la gestion RH, consultez notre page sur les bulletins de salaire et notre guide sur les entretiens annuels et professionnels.
Disclaimer
Ces informations sont à titre indicatif. Consultez un expert-comptable, un avocat ou un conseiller juridique pour toute décision.